Podpisywanie umów online – realny proces w firmie
Podpisywanie umów online skraca proces z dni do godzin, ale tylko wtedy, gdy jest częścią uporządkowanego systemu obiegu dokumentów.
W wielu firmach podpisywanie umów nadal wygląda jak proces sprzed lat. W efekcie prosta umowa potrafi krążyć między działami nawet kilka dni. Brak systemu sprawia, że system obiegu dokumentów opiera się na dobrej woli pracowników i ich pamięci. Pracownik wysyła umowę do akceptacji, ale nie ma pewności, kiedy wróci podpisana wersja. Ktoś zapomina o mailu, ktoś inny odkłada dokument „na później”, a finalnie nikt nie ma pełnej kontroli nad procesem.
Szczególnie problematyczne jest to w relacji z księgowością. W obieg dokumentów dla biura rachunkowego często angażowanych jest kilka osób – handlowiec, manager, księgowy, a czasem również zarząd. Bez systemu elektronicznego każdy z nich pracuje na innej wersji dokumentu. Powstaje chaos, który trudno później odtworzyć.
Największe straty czasu pojawiają się przy:
- przekazywaniu dokumentów między działami,
- akceptacji bez jasno zdefiniowanego workflow,
- szukaniu aktualnej wersji umowy,
- ręcznym monitorowaniu statusu podpisu.
W efekcie pracownicy zamiast zajmować się realizacją zadań operacyjnych, kontrolują obieg dokumentów i sprawdzają, gdzie „utknęła” umowa. Każda nieobecność osoby decyzyjnej dodatkowo wydłuża proces.
Rozwiązaniem jest wdrożenie systemowego podejścia, jakim jest system elektronicznego obiegu dokumentów. W takim modelu umowa nie jest wysyłana e-mailem, lecz trafia do jednego środowiska, w którym ma przypisaną ścieżkę akceptacji.
System automatycznie kieruje dokument do kolejnych osób, informuje o konieczności działania i zapisuje każdy etap procesu. Dzięki temu każda osoba widzi, na jakim etapie znajduje się umowa i kto aktualnie odpowiada za jej akceptację.
Podpisywanie umów online staje się integralną częścią procesu. Dokument może zostać podpisany elektronicznie bez drukowania i skanowania. Po akceptacji trafia automatycznie do archiwum, gdzie jest dostępny dla wszystkich uprawnionych użytkowników.
Tak to właśnie powinno być, bez chaosu, porządek. Firma zyskuje kontrolę, a pracownicy nie tracą czasu na ręczne pilnowanie dokumentów.
materiały partnera (wp)12
